Проблемные зоны

Источниками проблем чаще его являются четыре области:

• организационная система бизнеса;

• отношения с заинтересованными сторонами;

• внешнее окружение, в котором организация существует;

• ресурсы, которые использует компания.

В каждой организации должно присутствовать 5 элементов:

• цель;

• стратегия;

• структура;

• процессы;

• ценности.

В идеале все эти элементы находятся в балансе между собой. Однако бывают случаи, когда руководители обделяют вниманием какой-то из них, тогда компания сталкивается со сложностями в работе. 

Например:

1. Не определены цели, которые должны объединять коллектив. В результате происходит разобщение на всех уровнях: становится невозможным прийти к согласию. От этого страдают не только сотрудники и подразделения, но и сами руководители.

2. Если среди управленцев отсутствует единое видение стратегии развития бизнеса, это приводит к распылению ресурсов и хаотичной деятельности компании.

3. Если в организационной структуре нет четкого распределения функций и ответственности, значит, нет и порядка, координации, согласованности.

4. Если не отлажены бизнес-процессы, то компания работает хаотично, нет эффективности и стабильных результатов.

5. Без корпоративной культуры сложно добиться продуктивной работы. В этом случае поведение сотрудников и их взаимоотношения между собой не способствуют достижению целей бизнеса.

Если данные примеры похожи на ситуации из жизни, значит, ограничения в организационной системе точно существуют.

Ограничения в области взаимоотношений

С какими заинтересованными сторонами взаимодействует организация? В первую очередь это клиенты, которые приобретают продукцию и пользуются услугами. Это могут быть и акционеры, являющиеся основателями компании. Сюда же относятся сотрудники, поставщики и партнеры.

Если в процессе взаимодействия с вышеперечисленными лицами возникают проблемы, это может привести к таким неприятным моментам:

1. Снижается лояльность постоянных клиентов, вместе с тем уменьшается приток новых. Компания теряет свою привлекательность.

2. Акционеры частично недовольны руководством компании.

3. Сотрудники равнодушны к результатам своей работы, они не проявляют инициативу и ответственность.

4. Поставщики пытаются наладить прямые связи с клиентами, исключая из цепочки посредника.

В процессе выявления проблем важно определить, какие заинтересованные стороны есть в конкретной организации и имеются ли во взаимоотношениях с ними сложности или недоразумения.

Ограничения, связанные с внешней средой

Проблемы в этой области могут быть связаны с конкурентами, постоянно изменяющимися технологиями, тенденциями, происходящими на рынке, решениями властей и т.п. Например:

1. Проигрыш конкурентам по какому-то критерию.

2. Угроза спросу на продукты из-за внедрения новых технологий.

3. Рост цен на закупаемые товары по причине падения рубля.

4. Появление конфликтов с общественностью из-за несоответствия экологическим требованиям.

5. Риски, связанные с нелегальной формой оплаты труда.

Эти и им подобные проблемы являются причиной ограничений для бизнеса, а значит, требуют конкретных решений, направленных на их преодоление.

Ограничения в ресурсах

У любой организации имеется определенный запас ресурсов. К ним относятся:

• финансы;

• оборотный капитал;

• продукты, выпускаемые на рынок;

• бренды;

• информационные технологии;

• оборудование;

• инвестиционная привлекательность;

• знания;

• производственные технологии;

• управленческая команда (как актив бизнеса) и т.п.

Следует составить список, какими именно ресурсами обладает компания, а затем проанализировать, есть ли проблемы с каждым из них. Например:

1. При отсутствии инвестиционной привлекательности у организации будут проблемы с поиском кредиторов и инвесторов.

2. Причину большого объема просроченной дебиторской задолженности следует искать в оборотном капитале.

3. Если бренд (как актив) является слабой стороной, то он будет малоизвестным для потребителей.

4. Плохое качество товаров и услуг говорит о том, что слабым звеном нужно определить именно эту сферу.

5. Недостаток квалификации у руководителей – одна из самых распространенных проблем.

6. Отсутствие управленческой команды. Команда – это ключевой актив в любом бизнесе.

Над слабыми местами компании нужно работать в приоритетном порядке.

Дальнейшие шаги

Что еще вас не удовлетворяет в результатах бизнеса? Важно четко определить эти моменты. К ним могут относиться:

• снижение продаж;

• снижение прибыли;

• замедленный рост компании;

• увеличение расходов без видимого результата;

• отставание от конкурентов и т.д.

Обсуждение – это очень важный процесс. Поэтому проведение мозгового штурма обязательно. Его темой должен быть главный вопрос: какие именно ограничения препятствуют динамичному развитию компании и ее эффективному функционированию? Каждому участнику команды следует хорошо подумать над этой темой и составить различные варианты ответов. Чем больше будет идей и предложений на этом этапе, тем лучше. В результате получится длинный список, включающий в себя все проблемные области в деятельности компании.

И только потом стоит переходить к анализу. Полученный список уже можно будет сократить, убрав из него повторы, появление которых неизбежно. Не стоит пока концентрироваться и на малозначимых проблемах, поэтому их тоже следует вычеркнуть. Все неясные формулировки надо уточнить и переписать их в понятном виде. В итоге должен получиться перечень действительно серьезных и важных ограничений, над устранением которых нужно работать в ближайшее время.

Возможные ошибки

В процессе выявления проблем обязательно будут возникать ошибки. Не стоит включать в список различные мелкие неполадки в работе. Предусматривать все возможные риски и ограничения тоже не нужно. Речь должна идти только о том, что является значимой проблемой для конкретной организации, о критическом риске, несущем угрозу именно в вашем случае.

Одна из распространенных ошибок – подмена проблемы ее решением. К примеру, иногда отсутствие системы KPI определяют как ограничение. Но на самом деле система KPI – это инструмент для решения определенных задач. Чаще всего ее используют для повышения мотивации сотрудников, для роста их заинтересованности в результате. Но в таком случае проблемой является незаинтересованность сотрудников (так и нужно формулировать), а не отсутствие KPI. Нужна KPI или нет – это отдельная тема, которую следует обсуждать уже на этапе выработки решений. Может так случиться, что одной KPI будет мало, и для повышения мотивации сотрудников потребуются совершенно другие меры, которые будут направлены на вовлеченность в трудовую деятельность и на рост удовлетворенности работой в компании.

Еще важно запомнить, что ограничения нужно формулировать четко и конкретно, без двусмысленности. Обобщенные формулировки только размывают суть проблемы.

Вот и все, что нужно усвоить на первом этапе. Правильное выполнение данных рекомендаций позволит успешно выявить ограничения бизнеса, после чего уже можно будет переходить к установлению причинно-следственных связей и определению ключевых проблем.